Rekisteriseloste

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Hiidenkiertäjät ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.5.2018. Viimeisin muutos 23.5.2018.

1. Rekisterinpitäjä

Hiidenkiertäjät ry, Y-tunnus 1010952-8, c/o Heinilänkuja 11, 08500 Lohja,

jaripiirainen@gmail.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Jarkko Saarinen, jarkkosaarinen85@gmail.com,  044 306 4001

3. Rekisterin nimi

Hiidenkiertäjät ry:n jäsenrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, sopimukset ja oikeutettu etu jäsensuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä, vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • Yhdistyslain velvoittaman jäsenluettelon pitäminen
  • Jäsenmaksulaskutuksen mahdollistaminen
  • Jäsenpostitus
  • Jäsenten yhteystietojen käsittely ja tallentaminen
  • Kilpailujen ja muiden tapahtumien ilmoittautumisten hoitaminen
  • Huomiointien myöntäminen ja seuraaminen
  • Vakuutusten edellyttämien tietojen ylläpito ja seuranta

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

  • Jäsenen henkilötiedot: etunimi ja sukunimi, syntymäaika, jakeluosoite, laskutusosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumerot, valokuva
  • Jäsenyystiedot: liittymis-, hyväksymis- ja eroamispäivä, jäsenmaksutiedot, vapaaehtoisroolit, toimihenkilöroolit, luottamustoimet, huomionosoitukset, pätevyydet (esim. ratamestariluokka), erityistehtävät

Tietoja säilytetään henkilön jäsenyyden voimassaoloajan sekä yhden vuoden ajan tämän jälkeen, ellei tietoja erikseen pyydetä poistamaan. Vuosi jäsenyyden päättymispäivän jälkeen tiedot anonymisoidaan.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan:

  • jäseniltä itseltään (www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, suullisesti tai suoraan jäsenrekisterin käyttöliittymän kautta syötettynä tai viestinä)
  • menehtyneiden jäsenten omaisilta (jäsenyyden päättymistiedot)
  • Postin osoitemuutospalvelusta
  • pankeilta (jäsenmaksutiedot)

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Hiidenkiertäjät ry on rekisterinpitäjä.

Tietoja luovutetaan tarvittaessa seuraavasti:

Kaikki jäsenet ja yhteistyötahot:

  • nimi-, osoite- ja jäsenmaksutiedot jäsenmaksulaskutusta varten
  • nimi- ja osoitetiedot jäsenlehden tai vastaavan postitusta varten
  • nimi-, osoite- ja sähköpostitiedot jäsenviestintää varten

Kaikkien palveluntarjoajien kanssa tehdään ennen tietojen luovuttamista GDPR-asetuksen mukainen sopimus rekisterinpitäjän ja käsittelijän välillä.

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.

Rekisterinpitäjä vastaa siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden ja luottamushenkilöiden toimesta, joiden työn- tai tehtävänkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää varmentamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää varmentamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).